Fra nervøs førstegangsintervjuer til rolig samtale med en daglig leder

Mona kom med en avtale og mye uro

Mona meldte seg på modulen om intervju med ledere og eksperter midt i høstsemesteret. Hun jobbet til daglig i en kommuneadministrasjon og hadde skrevet noen lokale tekster om næringsliv på si. Nå hadde hun fått en avtale med daglig leder i et lite verksted i nærheten, og hun var redd for å stå uten spørsmål etter fem minutter.

Jeg følger deltakerne i modulen om økonomiske indikatorer, men jeg satt med da hun la frem saken sin i gruppen. Hun hadde skrevet ned tjue spørsmål, de fleste om omsetning og tall. Det var en ryddig liste, men nesten alle spørsmålene kunne besvares med ja, nei eller et tall.

Vi ble enige om at hun skulle bruke avtalen som øvelse gjennom hele modulen. Poenget var ikke å skrive den perfekte saken, men å komme til intervjuet med en plan hun kunne gå bort fra når samtalen tok en annen retning.

Forberedelsen: hva vil du egentlig vite?

Første oppgave var å stryke listen ned til det hun trengte for å svare på én enkelt overordnet spørsmål: hvorfor hadde verkstedet valgt å utvide akkurat nå? Mona oppdaget at halvparten av spørsmålene hennes var nysgjerrighet uten retning. De ble flyttet til en egen liste, til bruk hvis tiden tillot det.

Deretter leste hun gjennom det som var offentlig tilgjengelig om selskapet, blant annet årsberetningen, og markerte tre steder der tallene og lederens uttalelser ikke helt passet sammen. Det er slike steder et intervju kan gi noe nytt. Hun skrev dem som åpne spørsmål, ikke som påstander.

Til slutt laget hun en enkel disposisjon med fire temaer og en tidsramme for hvert. Hun merket seg at den viktigste delen, begrunnelsen for utvidelsen, skulle komme før halvtimen var gått, mens lederen fortsatt var uthvilt og samtalen løs.

• Ett overordnet spørsmål som intervjuet skal svare på
• Åpne spørsmål først, kontrollspørsmål om tall senere
• Tre steder i dokumentene der noe bør forklares nærmere

Rollespillet som avslørte vanene hennes

I modulen øver deltakerne på rollespill, der en medstudent eller instruktør spiller leder. Mona ble intervjuet av Ingrid, som spilte en travel daglig leder med korte svar. Det var uvant for Mona at svarene ble sittende igjen i luften uten oppfølging.

Hun stilte spørsmålene som de stod på arket, ett etter ett, og lyttet mer etter om neste spørsmål passet enn etter hva lederen faktisk sa. Da Ingrid nevnte en leverandør som hadde gått konkurs, gikk Mona rett videre til omsetningen. Nettopp der lå saken, men hun tok det ikke opp.

Etter øvelsen snakket vi om at forberedelse er et utgangspunkt, ikke et manus. Et godt intervju har ofte et øyeblikk der intervjueren legger planen til side og spør: kan du fortelle mer om det? Det øyeblikket måtte Mona lære seg å gjenkjenne.

Opptaket: å høre seg selv spørre

Alle rollespillene i modulen tas opp, og deltakerne gjennomgår sine egne opptak etterpå. Mona hadde utsatt det en uke, for hun mislikte å høre stemmen sin. Da hun endelig satte seg ned med hodetelefoner, la hun merke til tre ting på under ti minutter.

For det første avbrøt hun lederen midt i setninger, ofte med et nytt spørsmål. For det andre fylte hun pauser selv, slik at lederen aldri fikk tenke høyt. For det tredje sa hun «ja, ja» så ofte at det ble som et tick. Alt dette hadde hun ikke merket mens hun satt i rommet.

Hun noterte tidspunktene i opptaket og skrev ved siden av hva hun skulle gjøre annerledes. Slik blir gjennomgangen en arbeidsliste, ikke en dom. Neste rollespill handlet bare om én ting: å tåle stillheten i to sekunder før hun åpnet munnen.

• Avbrutte svar: vent til setningen er ferdig
• Pauser: la den intervjuede fylle dem
• Fyllord: merk dem på opptaket og tell dem

Sitatene: nøyaktighet før pynt

Det virkelige intervjuet fant sted noen uker senere. Mona hadde med opptaker og notatbok og hadde bedt om lov til å ta opp. Lederen svarte lengre enn i rollespillet, og to ganger kom svar hun ikke hadde forutsett, blant annet om hvorfor et tidligere lokale hadde blitt for lite.

Ved gjennomlytting av opptaket fant hun ut at ett av sitatene hun hadde skrevet ned i farten, var litt annerledes enn det som faktisk ble sagt. Lederen hadde sagt «vi har nok undervurdert etterspørselen», ikke «vi har undervurdert etterspørselen». Forskjellen var liten, men den endret tonen.

I modulen går vi gjennom at sitater skal gjengis ordrett, eller parafraseres tydelig. Mona valgte å bruke ett kort direkte sitat og forklare resten med egne ord. Hun sendte også sitatet til lederen for å sjekke at sammenhengen var riktig forstått, uten å endre ordlyden.

Hva Mona tok med seg videre

Saken hennes ble ikke lang, men den hadde en tydelig vinkel og to avsnitt som bare kunne kommet fra denne samtalen. Hun fortalte i gruppen at den største forskjellen fra listen på tjue spørsmål var at hun nå visste hva intervjuet skulle brukes til, og dermed hva hun kunne droppe.

Jeg synes tilfellet viser noe av det modulen er ment å gi: ikke en teknikk som passer overalt, men en vane med å forberede, øve, lytte til seg selv og kontrollere det man gjengir. Det er håndverk, og det kan læres av voksne som starter med liten erfaring.

Modulen gir ingen garanti for at intervjuene blir enkle, men den gir deltakerne et sted å gjøre feilene først.